Передача бухгалтерии на аутсорсинг: схема взаимодействия с клиентом
В современном мире выбор специализированных компаний по предоставлению бухгалтерских услуг огромен — Интернет буквально пестрит рекламными предложениями. Тем, кто впервые начинает поиски бухгалтерской фирмы, бывает сложно правильно сориентироваться и определиться. Минимальные цены и обещания, что «все будет хорошо» — отнюдь не показатель качества. К подбору Исполнителя необходимо подходить со всей ответственностью, так как вы передаете один из главных процессов своей компании — бухгалтерию.
Передача бухгалтерии на аутсорсинг: выбор организации
На начальном этапе запросите коммерческое предложение, заранее сообщив данные о компании или заполнив анкету. Обязательно обсудите ваши пожелания и требования. Чем больше информации вы предоставите об организации, тем подробнее будут коммерческое предложение и расчет стоимости. Нужно четко понимать, какие услуги выполняются и за какие деньги.
Посмотрите сайт бухгалтерской компании, почитайте отзывы клиентов и партнеров. Доверяйте фирмам, которые много лет работают на рынке аутсорсинга и имеют все необходимые сертификаты и лицензии, подтверждающие их профессиональную деятельность.
Обязательно запросите проект договора и внимательно изучите. Все основные рабочие моменты должны быть прописаны четко и понятно: обязанности и порядок взаимодействия сторон, стоимость услуг, ответственность сторон, условия конфиденциальности, срок действия договора и дополнительные условия.
Лучше всего организовать личную встречу и познакомиться. Телефонные звонки и письма не помогут до конца понять, какого Исполнителя вы выбрали.
Кому нужен аутсорсинг
Передача бухгалтерии на аутсорсинг особенно актуальна для компаний, которые собираются сократить свои расходы: экономия на заработной плате и социальных отчислениях, обслуживании ПК-оборудования и программного обеспечения будет очевидной. А также актуально для Генеральных директоров с целью обезопасить себя от неправомерных действий со стороны главного бухгалтера, который может внезапно уволиться или годами вести бухгалтерию неправильно.
Аутсорсинг нужен:
- Индивидуальным предпринимателям (ИП) и компаниям малого и среднего бизнеса — им выгоднее с финансовой точки зрения работать с фирмой-аутсорсером, чем с приходящим бухгалтером.
- Крупные корпорации — они смогут перераспределить объемы работ, снизить затраты и упростить управление процессом.
- Компаниям с разветвленной сетью дочерних организаций — процессы бизнеса, происходящие в разных регионах, будут эффективнее контролироваться.
Что включает бухгалтерское обслуживание:
- работу с первичными документами: проверка, сверка, ввод и управление документацией в бухгалтерской базе;
- работу с Банк-Клиент (по желанию);
- составление и сдача отчетности в ИФНС, ФСС, ПФР, РОССТАТ (ежемесячно, ежеквартально и ежегодно). Исходя из системы налогообложения, у каждой компании свой перечень обязательной отчетности;
- расчеты по заработной плате, страховым взносам в ПФР, налоговым вычетам, отпускным, больничным, компенсациям, пособиям и т.д.
- подготовку кадровых документов на сотрудников (приказы, акты, личные карточки и т.д.);
- составление расчетных листков;
- подготовку платежных поручений по уплате налогов и взносов;
- подробные консультации по вопросам бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства, а также по вопросам оптимизации налогов и планирования бизнес-процессов.
Как выстраивается сотрудничество
- После согласования договорных вопросов выставляется счет, который оплачивается до начала оказания услуг. Обычно аутсорсинговые компании работают по предоплате.
- За вами закрепляется бухгалтер, который в дальнейшем будет тесно взаимодействовать по всем вопросам. Но следует принять тот факт, что у вашего бухгалтера есть еще клиенты, а значит, быть с вами на связи постоянно он не сможет.
- Далее Заказчик обязан передать бухгалтерскую базу Исполнителю любым удобным способом, либо наделить Исполнителя правом удаленного доступа.
- Работа бухгалтера осуществляется в офисе Исполнителя, постоянно встречаться нет необходимости — достаточно общения по телефону и электронной почте. Например, чтобы выставить счет новому контрагенту, вы направляете на email вашего бухгалтера карточку контрагента, наименование товара/услуги, количество и сумму. Бухгалтер формирует счет и закрывающие документы по утвержденной номенклатуре и направляет вам документы в электронном виде. Вы их распечатываете, ставите подпись и печать — все готово. Для оперативной передачи информации и документов достаточно отсканированной версии, отправленной на электронную почту.
- По договоренности все оригиналы первичных документов забирает курьер Исполнителя один или два раза в месяц, в зависимости от объема. Документация обрабатывается и делается сверка с бухгалтерской базой. Затем все оригиналы сшиваются и передаются Клиенту под акт-приема передачи (для хранения в архиве).
- Также происходит и со сданной отчетностью, которая передается Клиенту один раз в квартал под акт-приема передачи (для хранения в архиве).
- В случае каких-либо изменений в рабочем процессе обе стороны обязательно обсуждают заранее возможные решения и приходят к консенсусу, минимизируя затраты, и при этом увеличивая эффективность сотрудничества.
Чтобы узнать стоимость бухгалтерского сопровождения в нашей компании, позвоните по тел: +7 (495) 332-02-86 или напишите на email info@buch-audit.ru